Certains documents doivent rester confidentiels dans les communications RH. Il s’agit notamment des fiches de paie, des entretiens annuels, des contrats de travail et des avertissements disciplinaires. Il s’agit des documents/données personnelles qui ne doivent pas être divulguées. Erreurs de traitement, adresse incorrecte, intention malveillante, les raisons d’une violation des données confidentielles peuvent être nombreuses.
C’est là que le coffre-fort numérique entre en jeu. Il facilite le travail de l’employeur, mais aussi de l’employé. Dans un monde où les technologies numériques sont omniprésentes, tant sur le lieu de travail que dans la vie personnelle, disposer d’un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages.
Les coffres-forts numériques : des outils efficaces et pratiques
Les coffres-forts numériques sont des espaces personnels et sécurisés pour stocker des données en ligne. Ils sont à la disposition des employés qui peuvent les utiliser. Les employeurs peuvent y télécharger des documents, et les employés peuvent les consulter, les organiser, les archiver et les partager comme ils le souhaitent. Les grandes plateformes de collaboration en ligne (Google Drive, Dropbox, Sharepoint…) ne sont pas des environnements de stockage typiques. La fonctionnalité du stockage numérique repose donc essentiellement sur la sécurité et la volonté de garantir la confidentialité des données personnelles et l’intégrité des documents.
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Avantages du stockage numérique
Le passage au stockage numérique ne consiste pas seulement à mettre en place un nouvel outil. Il s’agit d’un changement de paradigme organisationnel, numérique et humain qui rend le travail plus efficace et facilite la vie de votre équipe.
Une utilisation à vie
Les coffres forts numériques garantissent la sécurité et l’archivage des documents personnels. Les employés peuvent donc accéder à leurs documents à tout moment, même en cas de départ, de déménagement à l’étranger ou de changement d’emploi. Cette accessibilité facilite l’auto-organisation des employés et garantit que leurs documents (par exemple, les certificats fiscaux, les documents pour les banques ou d’autres institutions) sont disponibles chaque fois qu’ils en ont besoin.
La sécurité
La confidentialité est garantie, car il s’agit d’un domaine personnel. Personne d’autre que l’employé n’a accès à ses données. Ni l’employeur ni le fournisseur de solutions n’ont accès au contenu du casier.
Une importante économie de place
Les coffres-forts numériques éliminent la nécessité de stocker les documents RH des employés sous forme de papier. Cela libère de l’espace dans les classeurs et rationalise le processus. Le stockage des documents RH sur papier nécessite beaucoup de ressources (organisation, espace physique, processus internes, etc.), mais un coffre-fort numérique permet de transformer ces ressources.
L’optimisation de la communication
Il n’est plus nécessaire de courir dans l’entreprise et de transférer manuellement des documents importants tels que les fiches de paie, les annexes aux contrats de travail et d’autres informations confidentielles. Lorsque de nouveaux documents RH sont disponibles, les employés sont généralement avertis par e-mail ou par SMS et peuvent les consulter par eux-mêmes. Ils sauront en temps réel quels documents ont été soumis et pourquoi.
Des outils pour accroître la fidélité
L’expérience d’un employé avec une unité commerciale joue un rôle important dans la motivation et la fidélisation des employés. Le stockage numérique renforce la marque de l’employeur et offre à tous les employés un espace de stockage gratuit pour d’autres documents personnels et professionnels.
